Tranemo Norge – et kvalitetssertifisert lag!

Å jobbe med endring er ofte en stor utfordring for en bedrift. Vi liker gjerne ting som de er, at vi kan prosessene og måten vi gjør ting på. Så da administrasjonsleder i Tranemo Workwear AS Oksana Alvarado fikk ansvaret for å lede Tranemo Norge gjennom ISO 9001-prosessen var hun ikke bare spent; hun var også svært motivert.

Det var også noen tanker: Kunne hun klare å få alle til å trekke i samme retning? Og hvordan kunne hun være sikker på at det faktisk var den riktige veien å gå?

I etterkant ser hun at bekymringen var helt unødvendig og hun vet nøyaktig hvorfor det gikk så bra som det gikk!

Alle mann på dekk

ISO 9001 er en internasjonal standard for kvalitetsstyring som hjelper bedrifter og organisasjoner med å sikre at de leverer produkter og tjenester av høy kvalitet. Den gir et rammeverk for å forbedre effektivitet, kundetilfredshet og kontinuerlig utvikling.

Sentralt i sertifiseringen ligger fokuset på kunder, engasjement fra toppledelsen, prosessorientering, kvalitetsmål og kontinuerlig forbedring.

«Det er en stor og omfattende prosess å komme seg gjennom alt og på mange måter føltes det nesten litt overveldende i starten. Tatt i betraktning at det heller ikke finnes noen krav om at vi er sertifiserte, så kan man kanskje hevde at det er stor og kostbar jobb å ta fatt på sånn bare fordi det er kjekt å ha, men jeg tror resultatene våre svarer for seg selv!» Oksana forteller om hele prosessen med en enorm entusiasme. «Jeg tror vi fant en måte å jobbe med dette på som tydelig påvirket hele organisasjonen, sånn at dette ikke ble noe jeg jobbet med, men noe alle hjalp med å få i land!»

Moderselskapet Tranemo Textil i Sverige har vært sertifisert lenge, og det ga oss muligheten til å bli kjent med standarden og deres prosesser på nært hold før vi skulle bygge vårt eget kvalitetsstyringssystem. Enn så lenge finnes det ingen bransjekrav, men dagens kunder stiller stadig større krav til sine leverandører og det ble derfor bestemt at tiden var inne. «Sammen med vår konsulent fra Triangel AS, Juni Paus, gikk vi gjennom alt vi måtte gjøre og utforsket ulike måter å nå målene våre på. Likevel overrasket det meg hvor mye prosessen ga oss på alle plan!»

Eierskap

Oksana forklarer hvordan hele ledelsen var engasjert i å oppnå det beste resultatet helt fra starten og aktivt deltok i opprettelsen av dokumenter og alle risikovurderinger. «Arbeidet var tidkrevende, men har gitt oss en bedre forståelse av våre risikoer og hvordan vi kan håndtere dem proaktivt. Alle ledere bidro med å beskrive sine prosesser, som de selvsagt kjenner best, og viste engasjement fra dag én. Dette sendte viktige og positive signaler til alle ansatte, som sammen bidro til at vi kunne gjennomføre dette på en utmerket måte. Dette eierskapet på tvers av avdelinger gjorde at hele ISO-sertifiseringen ble noe vi i Tranemo Norge gjorde sammen og det er jeg helt overbevist om at var en av våre definitive suksessfaktorer.»

Dette har ikke vært ledelsens prosjekt, men hele selskapets. «Når man jobber et sted der alle er så glade i jobben og bedriften som her, så møter man på en ganske spesiell utfordring; vi fant egentlig ikke noe vi kunne forbedre,» fortsetter Oksana. Den store øvelsen ble derfor å se seg selv utenfra, finne andre perspektiver og søke ut for å se inn. «Vi følte i utgangspunktet at alt gikk ganske bra hos oss, men med et ekstra kritisk blikk fant vi flere nye muligheter, bedre prosesser og nye mål. Samtidig ble vi mye bedre kjent med hele bedriften på tvers av avdelinger og fag.»

Oksana forteller om et helt unikt samarbeid på tvers av selskapet: «Ansatte deltok aktivt i ISO-møter, testet nye rutiner, kom med forslag til forbedringer og utarbeidet spørsmål reklamasjonsskjemaer og til kundetilfredshetsundersøkelsen. I perioden med forberedelser til ISO-sertifiseringen jobbet vår Teknisk Drift/IT-ansvarlig, Eivind Holthe, 40% på kundeservice for å fristille vår HMS-ansvarlig, Cecilie Landin, fra sine daglige oppgaver på kundeservice, slik at vedkommende kunne hjelpe meg med dokumentene til sertifiseringsprosessen.»

0 avvik – 0 anbefalinger

Med fasit i hånd slår Oksana fast at revisjonen og sertifiseringen har vært en suksess på flere plan. Ikke bare ble resultatet helt fantastisk bra, med 0 avvik og 0 anbefalinger, men de ser allerede nå at dette har styrket hele organisasjonen på mange måter. Revisor nevnte faktisk under revisjonen at det nesten var historisk med ingen avvik og ingen anbefalinger for forbedringer.

«Kundene våre får en mer forutsigbar og pålitelig leveranse. Vi har bedret kommunikasjonen, satt nye kvalitetsmål og tilbyr en enda bedre kvalitetsleveranse og sammen skal vi skape økt tillit i forholdet mellom oss og kundene. Den nye kundetilfredshetsundersøkelsen bærer også preg av at vi søker kunnskap om andre ting enn tidligere, og svarene vi fikk vitner om at vi er på rett vei.»

Hun er heller ikke et sekund i tvil om hovedgrunnene til at revisjonen gikk så bra: «Den tydelige forankringen i hele organisasjonen. At ledelsen gikk i forkant og gjorde en stor del av jobben sammen med alle ansatte. Vi hadde aldri klart å flytte oss som organisasjon om ikke alle forstod og kjente på at dette gjaldt alle – ikke bare noen.»

Og nå fortsetter det kontinuerlige arbeidet en ISO-sertifisering faktisk er. For det stopper ikke når godkjenningen kommer i posten. Det er på mange måter da det virkelige arbeidet starter.

Og den jobben er vi ikke redde for å ta. Vi i Tranemo Norge.